Effectieve projectcontrol: hoe doe je dat?

In steeds meer organisaties werken mensen afdelingsoverstijgend tijdelijk samen aan een project. Maar hoe zorg je voor een goede projectbeheersing en wat is daarin de rol van de projectcontroller? “Met duidelijkheid vooraf voorkom je een hoop gedoe achteraf”, aldus Rob Schapink, docent bij de HOFAM.

‘In organisaties met weinig ervaring in projecten liggen daar de risico’s: er wordt een project in het leven geroepen, vervolgens wordt ad hoc een projectteam samengesteld en gaat men aan de slag. Iedereen is enthousiast. Maar omdat de teamleden naast het project ook hun gewone werk blijven doen, hebben ze weinig tijd en bestaat de kans dat de betrokkenheid bij het project al snel vermindert. Dan wordt het lastig om het project te beheersen qua tijd en budget. Om als controller zo goed mogelijk de vinger aan de pols te kunnen houden is duidelijkheid vooraf belangrijk.’

Hoe zorgt de controller voor die duidelijkheid?
“Door er vanaf het begin bij betrokken te zijn, zodat hij of zij mee kan denken en vragen kan stellen. Een project begint met het opstellen van een businesscase: wat is het probleem, hoe gaan we dat aanpakken en wat is het einddoel? Het is net als met een huis bouwen, voor die tijd moet je precies weten waar het aan moet voldoen. De rol van de controller is helder te krijgen wat de financiële risico’s zijn, waar de voetangels zitten, wie verantwoordelijk is als er tussentijds problemen ontstaan, wie aanspreekbaar is waarover, wie rapporteert aan wie. Ofwel, hoe is de organisatie eromheen?

Kun je alles inschatten en afdekken?
“Een project herbergt nu eenmaal risico’s in zich, dat is niet te voorkomen. Gaandeweg een project gebeurt er altijd iets wat van te voren niet ingeschat is en ook niet in te schatten was. Hoe beter je op voorhand helder hebt wat er mis kan gaan en hoe je als organisatie dan ingrijpt, hoe beter een project te beheersen is. In alle opzichten. Anders moet je achteraf dweilen.”

Risicobeheersing dus?
“Zoveel mogelijk en op voorhand. Maar het houdt niet op als er een businesscase is. Veel organisaties leunen dan achterover, zo van: dat is klaar. Er wordt nooit of niet voldoende meer naar gekeken. Dus ook hier heeft de controller een rol. Communicatie tijdens het project is ontzettend belangrijk. De controller blijft gedurende het project monitoren of zaken gaan zoals afgesproken. En vraagt dat ook actief aan de betrokkenen. Dat is zijn rol, een controller doet meer dan alleen de cijfers in de gaten houden en rapportages maken. Hij heeft aandacht voor de financieel-economische doelen en de effectiviteit van de organisatie.”

Dus controller: check, check, dubbelcheck?
“Vooraf de risico’s zoveel mogelijk duidelijk krijgen, gedurende het project de risico’s blijven monitoren en omdat niet alles van te voren in te schatten is, de projectorganisatie eromheen inzichtelijk hebben. Een heldere structuur en een goed ingericht systeem dragen bij aan een goede projectbeheersing. Denk maar weer aan dat huis dat ik eerder noemde. Als het voor 75% staat kun je de fundering niet meer aanpassen.”

^