Fast Close 2022: Mensenwerk met software-ondersteuning: 9 prioriteiten

Fast Close 2022: Mensenwerk met software-ondersteuning: 9 prioriteiten

Financials hebben door COVID-19 anders leren werken. Op afstand, op locatie en hybride. Die verandering ging snel en niet iedereen was in staat om dat tempo van verandering bij te houden. Wat wel hetzelfde bleef is dat het werk gedaan moest worden en dat door het wegvallen van de menselijke contacten de focus is verschoven naar de output. Er wordt nu vooral gemeten naar voortang en uitkomsten. Dat is niet slecht, maar de menselijke factor raakte ondergesneeuwd. In deze blog, van expert en docent Fast Close Andre Salomons, wordt de focus weer teruggelegd naar het feit dat mensen verantwoordelijk zijn voor de output, in dit geval de Fast Close, en dat software slechts ondersteuning biedt.

Door: André Salomons

1. De mens – moet centraal staan in het behalen van doelen en resultaten. “Door mensen, voor mensen” moet het devies zijn.
2. Oordeel – De accountant geeft een oordeel over juistheid, tijdigheid en volledigheid. Dat klopt nog steeds, maar zou voor jou alleen voor de jaarrekening moeten gelden en niet voor je portie dagelijkse financiële informatie.

Snelheid, tijdigheid en volledigheid is de nieuwe volgorde
Door de volgorde van beoordeling zoals de accountant in het jaarverslag stelt, te veranderen in Tijdig, juist en volledig zie je gelijk dat jij de prioriteiten gedurende het jaar duidelijk anders moet leggen om te overleven. Informatie over de volgende zaken moet je dagelijks kunnen volgen. DUS snelheid staat op 1.

Deze zaken moet je ALTIJD weten:
• Resultaat,
• Werkkapitaal
• Liquiditeit
• Prognoses
• Compensatieregelingen COVID-19

Maak tijd als je haast hebt dan heb je tijd als je haast hebt
En haast is geboden om je cijfers te willen weten, als je deze oneliner in je achterhoofd houdt, weet je altijd waar je prioriteiten liggen in je werk.

Hoe krijg je snel informatie over de financiële gezondheid van jouw organisatie?
De benodigde informatie neemt toe van kleine naar grote ondernemingen.
• Kleine ondernemingen: je kunt via je accountant al gebruik maken van No hands accounting. Dit is de methode waarin dagelijkse je financiële transacties automatisch en zonder menselijke tussenkomst worden verwerkt.
• Is je onderneming wat groter, maak dan zelf rechtsreeks gebruik van de No hands accounting methode.
• Je kunt ook gebruik maken van Peppol, dat staat voor Pan-European-Public-Procurement-Online en is het netwerk waarmee je facturen en bijvoorbeeld inkooporders van gevalideerde leverancier naar gevalideerde klant kunt brengen.
• Nog groter? Nog meer transacties. Data-analyse wordt belangrijk. Dan kun je naast no hands accounting gebruik gaan maken van Tools als Power BI, dat als je Office365 al hebt, makkelijk is in te zetten. Je kunt er afhankelijk van jouw hoeveelheid data rechtstreeks of op een datawarehouse-achtige wijze mee omgaan.
• Groot, dit vereist naast de tooling en mindset een projectmatige aanpak om Fast Close in de organisatie te beleggen.
Werk je bij een grotere onderneming, oriënteer je dan ook op de wijze waarop RPA = Robotic Process Automation jou het leven makkelijker kan maken.

De tools zijn er, wat nu?
Op afstand werken met Microsoft teams, Google meetings, Zoom etcetera vereist een andere werkwijze dan dat je met je team bij elkaar zit. Ik denk dat iedere financial dat nu wel weet. Het vergt een heel andere benadering van mensen en methodes om je proces te optimaliseren. Hadden we vroeger de daily standout, nu kunnen we een frequente en/of regelmatige meeting houden om de ontwikkeling per dag te volgen. Jullie bepalen uiteraard zelf de frequentie en inhoud van de meeting, waarbij aan te raden is om de methode met Walking the wall in te zetten en te digitaliseren.

Jouw topprioriteiten voor snelle informatie
Door mensen – voor mensen. Zorg:

1. dat je altijd contact hebt met de mensen in je team.
2. dat je de menselijke factor voorop blijft stellen en niet alleen taakgericht werkt om je resultaten te behalen.
3. dat de organisatie de sense of urgency van snelle informatie goed begrijpt.
4. dat je team in staat is om dagelijks de voortgang en resultaten te bespreken door de juiste tools in te zetten.
5. dat iedereen in jouw team een training voor deze tools ontvangt, dit kan uiteraard online.
6. dat je als manager goed voor je team zorgt, je teamleden blijft inspireren en het onderling contact in het team bevordert en ondersteunt.

Focus op output. Zorg:
1. dat je een omgeving hebt waar alles bij elkaar staat; je balansdossiers, je planning, je agenda, chats etc.
2. dat je de prioriteiten kent en als mindset voor je team hebt: Resultaten direct beschikbaar, afsluiten binnen 5 dagen, geen budgetten meer maar rolling forecast (tenzij je werkt bij een door de overheid gesubsidieerde instelling)
3. dat je dubbelwerk vermijdt, bijvoorbeeld door documenten niet op meerdere plaatsen te bewaren. Laat de originelen altijd op hun eigen plaats.

Meer weten over Fast Close?
Tijdens de eendaagse cursus Fast Close van docent Andre Salamons, leer je aan de hand van actuele theorie en eigen praktijkvoorbeelden hoe je het verslagleggingsproces in je eigen organisatie kunt versnellen.

Over André Salomons
André is eigenaar van Financial Suite®, het geregistreerde handelsmerk van Smart SharePoint Solutions. Smart SharePoint Solutions ontwerpt, ontwikkelt en levert business oplossingen middels software op het Office365/SharePoint platform. André is een ervaren financial, docent van de NIVE cursus Fast Close en tevens auteur van het boek ‘Van slow close naar fast close’.