Strategisch beïnvloeden
Strategisch beïnvloeden, geschreven door Eric Wagelaar.
Als business controller sta je midden in je bedrijf. Je werkt met cijfers om bedrijfsprocessen efficiënter, effectiever en/of winstgevender te maken. Je zoekt naar verbetermogelijkheden zoals meer winst, betere kwaliteit en hogere klanttevredenheid. Ook ben je alert op risico’s en kom je met plannen om die te verkleinen of weg te nemen.
Om je doelen te bereiken is het belangrijk dat je de business meekrijgt. Immers in je eentje krijg je niet veel voor elkaar. Vooral niet als jouw plannen direct aan de plannen en doelen van andere afdelingen raken. Als het hele bedrijf zich op agile werken stort en je merkt dat de control functie, zacht gezegd, niet vol wordt meegenomen is het tijd om in te grijpen. Maar hoe dan?
Hoe krijg je jouw punten op de agenda op zo’n manier dat ze door anderen worden onderschreven en je de mensen en middelen krijgt om ze te realiseren? Je hebt vast al ervaren dat het niet gaat als je incidenteel eens een punt inbrengt. In dit artikel vind je enkele handvatten om dat wel voor elkaar te krijgen.
Stevig draagvlak
Het hebben van een stevig draagvlak in de organisatie is een belangrijke voorwaarde voor succesvolle agendabeïnvloeding. Maak voor jezelf een lijstje van collega’s en beïnvloeders die je normaliter mee moet hebben om jouw punten geaccepteerd te krijgen. Verdiep je in hun drijfveren, uitdagingen, zakelijke agenda en successen en investeer in een goede relatie met ze. Zo bouw je een stevig draagvlak dat goed te activeren is als het van belang is.
Wees selectief en stem af
Je hebt waarschijnlijk een aantal punten dat je belangrijk vindt en op de agenda wilt krijgen. Niet alles hoeft tegelijkertijd, probeer te doseren. Maak een selectie van maximaal twee onderwerpen, bijvoorbeeld op basis van urgentie of impact. De grootste kans op succes heb je als je punten direct verbandhouden met de organisatiestrategie. Als door jouw punten andere managers of afdelingen ook hun doelstellingen kunnen halen krijg je ze sneller mee. Als je slechts één of twee punten inbrengt dan geef je ook duidelijk het signaal dat dit echt belangrijke onderwerpen zijn. Je houdt dan veel makkelijker de aandacht vast van je collega’s.
Aan de slag
Je hebt je netwerk op orde en je hebt één of twee onderwerpen geselecteerd. Dan is het nu tijd om met je punten naar buiten te komen. De basisregel hier is je niet te haasten, maar eerst te zorgen voor een goede basis. Laat tijd in je voordeel werken.
Het werkt het beste als je je punten eerst in het informele circuit voorbespreekt. Zoek die mensen uit wiens steun je voor dit onderwerp nodig hebt, of die andere mensen kunnen beïnvloeden als jij ze hebt overtuigd. Kijk hoe zij reageren, zoek uit hoe je je plannen moet aanpassen om meer draagvlak te krijgen. Je hoeft dus niet je hele netwerk te activeren.
Als je het vertrouwen hebt dat ze je steunen – dat kun je ook vragen – is het tijd om het in te brengen in de vergadering. Om ervoor te zorgen dat je punt(en) voldoende gewicht krijgen, volg je deze adviezen:
- Laat je onderwerp agenderen. Je krijgt dan onverdeelde aandacht.
- Bereid een presentatie of hand-out voor. Daarmee laat je zien dat je punten echt belangrijk zijn.
- Maak duidelijk waar je een besluit over wilt, vraag erom als de voorzitter het niet expliciet aan de vergadering voorlegt.
- Neem het op je om belangrijke taken uit te werken en in de volgende vergadering te rapporteren. Daarmee zorg je ervoor dat je punt weer geagendeerd wordt.
- Zorg dat er minimaal één andere collega ook een taak op zich neemt.
In control
Het is slim om na afloop van de vergadering bij je medestanders te toetsen hoe zij vonden dat het gelopen is. Dat hoeft niet direct na de vergadering, dat kan ook later op de dag, of de volgende dag. Niet veel later. Is je punt duidelijk overgekomen of moet er iets gerepareerd worden? Welke hindernissen zijn er, hoe kun je tegenargumenten het beste pareren? Hoe kun je je onderwerp het best aanpassen om nog meer draagvlak of impact te krijgen.
Zodra je de notulen van het overleg hebt, kijk je of jouw punt correct is weergegeven. Zo niet, laat het dan corrigeren. Zo wel, bevestig dan de notulen. Meestal zijn hier vaste procedures voor.
Zorg ervoor dat je continu in control blijft als je strategisch wilt beïnvloeden.
Wil je meer weten over strategisch beïnvloeden van de besluitvorming? Bezoek dan de workshop tijdens het Controllerscongres, volg de HOFAM of één van onze cursussen over persoonlijke ontwikkeling. Hierin gaan we een aan de slag met dit thema. Ook krijg je nog meer tips en tricks waar je meteen mee aan de slag kunt en staan we stil bij valkuilen die je moet vermijden.