Hoe kan de betrouwbaarheid van het Interne Auditproces worden verbeterd?
Dit najaar is de HOFAM scriptieprijs uitgereikt aan Bram Roeleveld. Bram is als financial werkzaam bij Interface en schreef zijn scriptie over het optimaliseren van het interne auditproces.
Over Interface
Interface streeft ernaar om ’s werelds meest waardevolle aanbieder van interieur producten & diensten te worden. Interface is toonaangevend door design en de ontwikkeling van materialen en processen die ervoor zorgen dat modulaire vloerbedekking minder vraagt van het milieu. Het is hun streven om in 2020 elke negatieve impact op het milieu te elimineren.
Binnen Interface is het voor werknemers mogelijk om te participeren in nieuwe en lopende projecten. Bram wilde zijn kennis en kunde binnen Internal Auditing en de SOX wetgeving vergroten, en kreeg daarvoor de ruimte binnen Interface. Dit is ook gelijk de aanleiding geweest voor het schrijven van zijn scriptie.
Aanleiding
Met de invoer van de SOX wet in 2002 in Amerika, zijn bedrijven met een Amerikaanse beursnotering zoals Interface, inclusief de buitenlandse filialen van deze bedrijven, verplicht te voldoen aan de in deze wetgeving opgenomen artikelen. De belangrijkste artikelen gaan over de verspreiding van informatie en regels omtrent de interne controle en de financiële rapportage. Voor de interne controle is het belangrijk dat er interne audits aanwezig zijn voor de bestaande bedrijfsprocessen.
De aanleiding voor dit onderzoek was de constatering dat er bij de Europese divisie van Interface een algemene audit bestaat voor alle inkoopprocessen, maar dat deze algemene audit verbeterd kon worden door een specifieke audit toe te voegen voor één van de belangrijkste grondstoffen van Interface, namelijk garens.
Over het onderzoek
In zijn scriptie doet Bram onderzoek naar de mogelijkheden om het inkoopproces garen zo op te zetten dat de betrouwbaarheid van de Interne Audit verbeterd en blijft voldoen aan de SOX wetgeving. Hij heeft gekozen voor het inkoopproces garen dat, gezien de omvang in het eindproduct, een van de belangrijkste inkoopprocessen betreft.
Om een Interne Audit inkoopproces garen te kunnen ontwikkelen is het nodig te weten wat interne auditing inhoudt en wat hier het doel van is, aan welke wet- en regelgeving moet worden voldaan, hoe het huidige inkoopproces garen is opgezet, welke risico’s er bestaan binnen het beschreven inkoopproces en welke beheersmaatregelen daaruit voortvloeien.
Door het houden van interviews met de belangrijkste stakeholders binnen het inkoopproces garen en door het bestuderen van de theorie over het onderwerp is voor het inkoopproces garen binnen Interface Europe een procesbeschrijving opgesteld. Deze procesbeschrijving is het startpunt bij het opzetten van de procesaudit garen.
Wat heeft zijn onderzoek opgeleverd?
- Een theoretisch kader waarin de wet en regelgeving wordt behandeld.
- Een uitgeschreven inkoopproces garen.
- Per sub proces van het inkoopproces zijn de risico’s beschreven.
- Een beschrijving van de beheersmaatregelen die nodig zijn om deze risico’s te beheersen.
- Een audit met handleiding voor het inkoopproces garen.
Conclusie
Op basis van deze studie kan geconcludeerd worden dat:
- Het gelukt is een procesaudit inkoop van garen te ontwikkelen die voldoet aan nationale en internationale wet- en regelgeving.
- Deze audit een cyclisch proces betreft waarbij monitoring en evaluatie en het volgen van nationale en internationale wetgeving essentieel zijn.
- Dat deze audit tevens een bijdrage kan leveren aan de beheersing van risico’s met betrekking tot het inkoopproces garen.
Het advies
De interne procesaudit die Bram heeft beschreven biedt een kwalitatief hoogwaardige interne audit aan voor het inkoopproces garen. De audit voldoet aan de SOX wetgeving, doordat deze is opgezet conform het COSO framework en richtlijnen van het PCAOB. Wanneer de directie het voorstel accordeert kan gestart worden met de implementatie daarvan. Gezien het belang van dit proces is het streven om de opgezette audit op te nemen in het Europese auditplan voor 2019.
Het oordeel van zijn scriptiebegeleider Marcel Wollaert:
“Diepgaande analyse waarin breedte en diepte van de uitwerking uitstekend zijn gecombineerd. Daarnaast goede balans tussen analyse van knelpunten, beschrijving van processen en implementatie. Well done!”
Meer informatie over de HOFAM? Klik dan hier.