Bring Business Intelligence back to the business

Door: Henk Vlootman

Wij bedenken steeds sneller nieuwe modewoorden, die even snel weer komen als ze gaan. Behoren Business Intelligence en Data-driven werken ook tot nieuwe modewoorden of zit er meer achter? Business Intelligence (BI) bestaat al jaren, maar data-driven werken is een vrij nieuw begrip. Toch zijn BI en data-driven werken niet alleen maar modewoorden. Het omvat een fundamentele andere methode om met data om te gaan. En dat opent gelijk de vraag of je BI en data-driven werken wilt gebruiken? Wel, twee decennia geleden was de vraag of je wel een email adres nodig had. Kan je nu nog zonder? Ik denk dat jouw bedrijf over 5 jaar niet meer om BI en data-driven werken heen kan.

Wat versta je eigenlijk onder Business Intelligence?

Zoals het woord het zegt: Business Intelligence is een business discipline. Deze discipline omvat het transformeren van data naar (bestuurlijk gerichte) inzichten. BI processen zet je zodanig op dat handmatig aanpassen van data niet nodig en mogelijk is. BI is gebaseerd op automatische processen, waarbij de data wordt “vertaald” naar inzichten door middel van rapportages. Overigens, daar binnen “leven” ook automatische gegenereerde correctie slagen.

Het lijkt mooi en handig, maar voordat je goed werkt met BI moet je bedrijf dan eerst data-driven worden?

De overstap naar Business Intelligence

Data-driven werken is niet nodig om BI te gebruiken, maar heeft wel veel invloed op de kwaliteit en effectiviteit van het ontwikkelen van inzichten. Data-driven werken is allereerst en bovenal een collectieve bedrijfsverantwoordelijkheid. Niet een proces van jou of jouw afdeling, maar data is een overkoepelende verantwoordelijkheid van en voor de hele organisatie. Hierbij laat je principieel het gebruik van inzichten vrij: inzichten zijn bedoeld voor de gehele organisatie. Let wel, ik zeg inzichten, geen data, want die kunnen vallen vaak onder bedrijfsspecifieke beveiligingsregimes. En niet iedereen hoeft alle rapportages te zien. Inzichten gaan wel steeds meer cross-afdelingen. De relaties tussen verschillende bedrijfsdata bronnen benut je daarmee. Daarvoor is meer openheid over de dataflow tussen afdelingen van bedrijven noodzakelijk.

Data-driven werken vraagt andere vaardigheden, dan die je traditioneel hebt (aan)geleerd. Je bent opgegroeid met data, die voor jou, jouw afdeling en mogelijk de directie is bestemd. Om dat proces te beheersen zijn rapporten vaak gebaseerd op maandperioden. In geautomatiseerde (BI) processen worden inzichten uit rapporten meerdere malen per dag geactualiseerd. In de praktijk veranderen de inzichten steeds sneller en dynamischer naar de, voor dat moment geldende, situatie. Ook vraagt data-driven werken om een kritische blik op jouw huidige gereedschappen. De huidige rekengereedschappen, zoals Excel, zijn veelal gebaseerd op handmatige acties en in eigen beheer geregisseerde processen. Daarmee voldoen die processen minder goed aan de vereisten voor automatisch gegeneerde (cloud) processen.

Veranderende werkzaamheden

Alle personeelsleden binnen een bedrijf gebruiken data. Krijg jij die data niet of onvolledig, dan maak je jouw eigen inzicht (lees: rapportage). Traditioneel gezien wordt de verdeling van data vaak centraal geregeld (ICT en BI afdelingen). Op die verkregen data baseer je Excel rapportages, om vervolgens weer meer business inzichten te vormen. Dat kost tijd (en dus geld). Data-driven werken en BI veranderen de traditionele werkzaamheden. Ze maken de nieuwe processen veel efficiënter, zodat er meer tijd overblijft voor de analyse van de inzichten, in plaats van het maken van de inzichten.

Traditionele data processen zijn dan ook vaak discipline gerelateerd. Gemaakte inzichten maak je daarmee alleen voor de daartoe bestemde afdeling. Data-driven werken staat echter voor het gebruik van alle data en daarmee inzichten door het alle geledingen van het bedrijf.

Niet iedereen in het bedrijf moet zich bezig houden met het bouwen van nieuwe inzichten: mogelijk gaan juist minder functionarissen zich bezig houden met het bouwen van rapportages. Deze functionarissen moeten daarvoor wel in arbeidscontract en tijdinvestering worden beloond. Beveiliging is een groot goed: verlies dat niet uit het oog. Houd rekening met de bestaande of nieuwe beveiligingsprotocollen. Iedereen in het bedrijf profiteert van de door data gegenereerde inzichten en, nog belangrijker, voegt zijn eigen creatieve business kennis toe. Met die bijkomende verantwoordelijkheid is een betere gouvernance voor data verwerkende business functionarissen onvermijdelijk.

De overstap naar data-driven werken en Business Intelligence

Ga je zelf de stap maken naar het data-driven werken en wil je BI binnen jouw bedrijf gebruiken? vraag je dan af:

  • Hoeveel handmatig werk verrichten jij en jouw collega’s eigenlijk om de overzichten samen te stellen?
  • Kom jij gemakkelijk aan bedrijfsdata? Is die data stroom gelimiteerd in aantal of tabellen? En zo ja, hoeveel handmatig werk verricht je vervolgens om tot rapportages te komen?
  • Worden mijn rapporten gedeeld binnen het bedrijf of zijn ze alleen voor mij of mijn afdeling bedoeld?

Verricht je veel handmatig werk, dan klopt de basis van de data en mogelijke de bijbehorende processen niet. Zo ook als je veel tijd besteed om vanuit de beschikbare bronnen de maandcijfers samen te stellen. Je moet dan eerst aandacht besteden aan het aanpassen van de (werk)processen.

Ben jij de enige in het bedrijf die met BI wil gaan werken, dan wordt het ook moeilijk. Mogelijk overtuigen jouw rapporten collega’s, maar vaak ben je een ambassadeur, die directie en andere lagen overtuigt van het belang van data-driven werken en BI.

Mindset

Tot slot is je mindset bij Business Intelligence van belang. Data-driven weken vereist namelijk een andere manier van omgaan met data. Waar je in Excel op het niveau van een waarde per cel werkt, gebruiken BI programma’s (genormaliseerde) tabellen. Dat is een andere manier van omgaan met data dan dat je gewend bent. Daarnaast is niet alleen jouw data belangrijk, maar je moet je, samen met andere, verdiepen in data van andere afdelingen en data van buiten jouw bedrijf. Tot slot gebruik je goed gestructureerde data ook voor andere, nieuwe takken van sport, waar je wellicht nu nog niet over nadenkt. Zo zijn Artifical Intelligence, business flow processen en eigen invoer formulieren aan een snelle opmars begonnen.

Van rapportage naar verkennen

In de traditionele manier van data verwerking ligt de nadruk op het eindproduct: de rapportage. Wil jij data-driven gaan werken, dan is dat niet voldoende. Data-driven werken vereist dat jij bijna de hele data cyclus beheerst. De nadruk ligt dan meer op het verkennen van data, het verkrijgen van meer inzichten en het (gaan) toepassen van andere analyse methoden. Dat is al snel het geval als je werkt met BI gereedschappen.

Dat brengt mij tot de kern. Business Intelligence is veelal behouden aan de “professionele” ICT en BI spelers. Daar waar deze afdelingen de business vragen niet waar kunnen (of willen) maken, ga jij over het algemeen zelf aan de slag, met gereedschappen, die daar niet op ingericht zijn. De daarop volgende vertaalslag tussen ICT, BI en de business kost tijd en geld. Data-driven werkende bedrijven erkennen de onderlinge verantwoordelijkheden tussen ICT, BI en business. ICT en BI faciliteren en ondersteunen de business in hun zoektocht naar inzichten vanuit data. De business is verantwoordelijk voor de omzetting van business logica naar inzichten. De daaruit gegroeide onderlinge vertrouwensband en de grote flexibiliteit zijn de eigenlijke drijvers, die het data-driven werken en BI onderscheiden van de op traditionele manier werkende bedrijven.

Wil je meer weten over Business Intelligence en hier zelf mee aan de slag? Tijdens de cursus Rapporteren met Power BI worden de mogelijkheden verkend van rapporteren in de cloud. We gaan in op de betekenis van het vijf lagen model voor Business Intelligence. De cursus bestaat uit informatie over Power BI, de verschillen tussen Excel en Power BI, een uitgebreide kennismaking met Power BI desktop en wat je allemaal kunt doen en instellen in Power BI.com. Download de brochure voor meer informatie.


Henk Vlootman is docent, Excel consultant, trainer en auteur. Hij helpt organisaties om het meeste uit hun data te halen en spreekt regelmatig over Power BI en Excel.