Rob Langenberg over data-analyse en RPA

“Financial, kijk hoe het werkt en zet stappen”

Welke kansen bieden intelligente data- en IT-toepassingen organisaties en wat is de stand van zaken rond data-analyse en Robotic Process Automation? In een aangenaam praktische presentatie laat Rob Langenberg, dataspecialist Bedrijfsprocessen bij Shared, op 12 oktober tijdens het NIVE Controllerscongres zien hoe financials grip kunnen houden op deze nieuwe ontwikkelingen. Zijn advies aan de financial? Pak je voortrekkersrol. 

Om opdrachtgevers op weg te helpen met digitalisering hanteren Rob en zijn collega’s een aanpak die zich onderscheidt van het gros van de consultants. “De gangbare weg is dat het management aangeeft waar zoal de uitdagingen liggen; de top-downbenadering. Wij pakken het graag andersom aan: we starten op de werkvloer om vervolgens in detail te leren kennen hoe de bedrijfsprocessen lopen. Processen die niet logisch verlopen, brengen we alvast op orde. Als de basis goed staat, kijken we voor welke processen digitalisering meerwaarde biedt.” 

Bang voor black box

Rob proeft terughoudendheid bij de financial als het gaat om thema’s als AI en robotisering. Daar zijn volgens hem grofweg drie redenen voor, zegt hij: “Om te beginnen zijn financials bang voor de black box: de automatiseerder implementeert de oplossing en trekt de deur vervolgens achter zich dicht zonder dat de klant weet hoe het werkt. Ten tweede bestaat er de angst dat robots het werk van de financial ‘opeten’. En ten slotte is de angst voor instabiele oplossingen.” Voor al deze risico’s zijn oplossingen te vinden, stelt Rob: “In mijn bijdrage op 12 oktober sta ik daar dan ook uitgebreid bij stil”

Beheersing van citizen development

Juist van de financial zou Rob verwachten dat die een voortrekkersrol vervult. “De uitdagingen zijn groot genoeg. Neem het tekort aan financieel geschoold personeel waarvoor robotisering deels een oplossing kan zijn. Of neem de opkomst van citizen development: de deskundige leek die zelf aan de slag gaat met programmeersoftware om werkprocessen te digitaliseren. Dit vraagt om goede maatregelen om de risico’s van zelf ontwikkelde software te beheersen. Intern moet je over de eerstelijnsexpertise kunnen beschikken om veelvoorkomende risico’s te kunnen beheersen. Daarmee is 80 procent van de beheersingsrisico’s geborgd. De beheersing van niet-alledaagse risico’s laat je vervolgens over aan externe experts die dat sneller en beter kunnen.”

“Sta open voor nieuwe kennis”

Wat moet de financial volgens Rob doen om aan te kunnen haken? “Die moet vooral openstaan voor nieuwe kennis. Bijvoorbeeld over Robotic Process Automation, de technologie waarmee robots eenvoudige, terugkerende werkzaamheden uit handen van de mens nemen. Kijk om te beginnen gewoon eens hoe het werkt en zet vervolgens kleine stappen die aansluiten op bestaande werkprocessen. Een voorbeeld uit eigen praktijk is een robot die een ingetekend ontwerp vanuit het tekenprogramma direct vertaalt naar een bestellijst van items en ook nog controleert welke items op voorraad zijn en welke moeten worden besteld. Een ander voorbeeld is een robot die binnenkomende declaratieformulieren ‘oppakt’ en naar een andere robot stuurt die ze gelijk vertaalt naar kostenplaatsen en boekhoudregels. De financieel medewerker hoeft dan alleen nog maar te controleren of de gegevens kloppen voordat deze het grootboek ingaan.”

“Volgende week al aan de slag”

Verwacht van Rob geen strategische vergezichten op 12 oktober. “Ik wil deelnemers handvatten bieden waarmee zij de volgende week al aan de slag kunnen. Dat doe ik langs drie lijnen: hoe blijf je als controller relevant, hoe kan techniek mij helpen en hoe pak ik de risico’s rond AI en robotisering effectief aan? En ik laat herkenbare voorbeelden zien van wat AI en robotisering organisaties kunnen brengen.” 

Hij hoopt op een volle zaal: “Door corona hebben we ontdekt dat veel kennisoverdracht ook online kan. Nu we weer bij elkaar kunnen komen, ervaar ik hoe waardevol dat is. Je kunt reacties beter peilen en springt makkelijker in op vragen. Ik hoop dan ook op een drukbezocht Controllerscongres!”