Synergievoordelen door het bundelen van inkoop
Stappenplan naar een effectieve en efficiënte inkooporganisatie
De HOFAM scriptieprijs is eind april uitgereikt aan Jeanette van Duffelen. Zij is werkzaam als assistent controller bij Harvest House, een telersvereniging gespecialiseerd in vruchtgroenten (denk aan tomaten, paprika’s en komkommers). Harvest House is in de laatste jaren uitgegroeid tot Nederlands’ grootste en meest toonaangevende telersvereniging in haar specialisatie. Dit is gerealiseerd door schaalvergroting, innovatie en ketenregie.
In haar rol als controller is Jeanette betrokken bij diverse handelsbedrijven binnen Harvest House. In haar onderzoek heeft zij gekeken naar de manier waarop goederen- en informatiestromen geoptimaliseerd konden worden. De centrale onderzoeksvraag die zij stelde:
“Hoe kan de samenvoeging van de inkoopprocessen van twee handelsbedrijven vormgegeven worden, opdat dit zoveel mogelijk synergie zal opleveren? En wat is de impact hiervan op de cultuur en de medewerkers?”
De twee handelsbedrijven die centraal staan in dit onderzoek hebben verschillende processen en veel overlap. Dit kan slimmer georganiseerd worden. Bij beide bedrijven is de keten zeer suboptimaal georganiseerd en dit brengt hoge kosten met zich mee. Door het samenvoegen van deze twee bedrijven kan de goederen- en informatiestroom geoptimaliseerd worden.
Hoe ziet een efficiënte en effectieve inkooporganisatie eruit? En welk type cultuur past daar het best bij?
De inkoopafdeling heeft een belangrijke functie binnen een handelsorganisatie. Een efficiënte en effectieve inkooporganisatie is volledig ingericht om met de afdeling inkoop een bijdrage te leveren aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen en de langetermijnstrategie van de organisatie.
Om van de inkooporganisatie een effectieve en efficiënte inkooporganisatie te maken zullen de inkoopstrategie en -doelstellingen afgestemd worden op de organisatiedoelstellingen. Hierbij zal gebruik worden gemaakt van het (door Jeanette aangepaste) inkoopfasenmodel van Van Weele en het OCAI model van Quinn en Cameron.
Uit onderzoek van Telgen (1994) blijkt dat de grootste besparing voor een inkoopafdeling niet zit in het scherper onderhandelen met leveranciers, maar dat de meeste besparingen worden gerealiseerd in de eerste fasen van het inkoopproces, voordat het onderhandelen met leveranciers begint.
Het voorbereiden van de inkoop, de taakverdeling, het bestelproces en de positionering van de inkoop zijn de onderdelen van het inkoopproces waar de grootste besparing te realiseren is.
Welke stappen moeten er doorlopen worden om één inkooporganisatie te maken?
Om tot de gewenste situatie te komen is een stappenplan opgesteld. Voor de implementatie wordt aanbevolen om het verandertraject uit te werken tot een concreet actieplan en een projectteam te selecteren. Dit team moet gedurende het implementatietraject de impact van de veranderingen monitoren en indien nodig bijsturen.
De stappen uit het stappenplan:
- Vestig een urgentiebesef
- Vorm een leidende coalitie
- Ontwikkel een visie
- Communiceer deze visie
- Ruim de obstakels op
- Definieer kortetermijnresultaten
- Consolideer en ga door
- Leg het nieuwe systeem vast
Welke succesfactoren gelden bij verandering?
Er is geen garantie voor een succesvol verandertraject, maar er is wel een aantal factoren dat bepalend is voor succes bij een organisatieverandering. Dit zijn:
- Juiste veranderaanpak
- Effectief leiderschap
- Veranderbereidheid
- Goed portfoliomanagement
- Organisatieverandering door én in de lijn
- Goede communicatie
- Verankering van nieuwe bedrijfscultuur
- Durf te sturen
- Maak tussenresultaten zichtbaar
- Veranderen doe je samen
Het aangewezen implementatieteam moet toezien op en verantwoording afleggen aan de directie over de voortgang. De manier van aanpakken, leiderschap en communicatie zullen essentieel zijn om van de nieuwe inkooporganisatie een succes te maken.
Ontwikkelingen monitoren
Om vast te stellen of de verandering van de organisatie daadwerkelijk een verbetering van de efficiëntie en effectiviteit van de inkooporganisatie oplevert worden een aantal prestatie indicatoren opgesteld. Hiermee worden de ontwikkelingen gemonitord gedurende het verandertraject.
De rol van de controller
Zoals beschreven komt er een centrale inkooporganisatie. Zij zullen de benodigde data aanleveren voor de afdeling controlling om tussentijds de status van het verandertraject te meten aan de hand van prestatie indicatoren. De rol van de controller tijdens, maar ook na het verandertraject, is om de voorgang te meten en indien nodig bij te sturen.
De controller krijgt een actieve rol tijdens het veranderingstraject, niet ondersteunend maar adviserende en besluitvormend. De afdeling controlling kan overzien wat de financiële en niet-financiële consequenties zijn van het verandertraject en kan het effect op de doelstellingen inzichtelijk maken. Door snel te schakelen, flexibel te zijn en kritisch te blijven kan de controller waarde toevoegen aan het verandertraject.
Voor meer informatie over de HOFAM kunt u contact opnemen met onze studieadviseur via 033-4229900 of mail naar info@niveopleidingen.nl