De zin en onzin van de integrale kostprijs. Deel 2: Wat hebben we dan wel nodig?

Organisaties gebruiken de integrale kostprijs om kostenbeslissingen op te funderen. In deel 1 van dit artikel legt Gijs Hiltermann uit waarom het nut van de integrale kostprijs beperkt is, door de manier waarop organisaties de integrale kostprijs bepalen. Maar wat is dan wel een goede methode?

Bij kostencalculatie gaat het dus om het inzichtelijk maken van de financiële gevolgen van voorgenomen opera­tionele beslissingen. Als gevolg van veel operationele beslissingen zullen de vaste kos­ten niet veranderen. Deze zijn vaak capaciteitsafhankelijk en worden veroorzaakt door in het verleden genomen investeringsbeslissingen. Juist de variabele kosten veran­deren door operationele beslissingen. Dit pleit voor een kosteninformatiesysteem, gebaseerd op variabele kosten.

Operationele beslissingen

Operationele beslissingen doen zich dagelijks en op elk niveau in de organisatie voor. Het gaat om beslissingen betreffende de inzet van capaciteit, al is dat een wel heel ruime omschrijving. In het algemeen kunnen operationele beslissingen worden onderscheiden naar:

  • Beslissingen aan de verkoopkant, zoals beslissingen over de hoogte van de verkoop­prijs, een klant wel of niet accepteren, al dan niet korting geven en dergelijke.
  • Beslissingen aan de inzetkant, zoals welke werknemer aan welk project werkt, welk materiaal (niet zijnde investeringen) is ingekocht, hoeveel zal worden geprodu­ceerd, etc. Ook de beslissing over bijvoorbeeld het instellen van een rookpauze, valt onder deze categorie, omdat die namelijk de inzet van personeel betreft.
  • Overige operationele beslissingen, zoals beslissingen op basis van het ‘break even point’ en beslissingen over zelf doen of uitbesteden.

Voor het nemen van dit soort beslissingen zijn twee factoren van belang. Ten eerste moet bekend zijn wie of welke soort functionaris welke beslissing mag nemen. Dit wordt vastgelegd in de zogenoemde ‘decision rights’. In een organisatie moet het duidelijk zijn hoe de beslisrechten geregeld zijn. Daarnaast moet een besluit­vormer kunnen schatten wat het financiële effect van een beslissing zal zijn. Geld speelt immers een wezenlijke rol in een organisatie. Financiële gevolgen zullen dan ook vrijwel altijd medebepalend zijn. Het is daarbij van belang dat de besluitvormer zicht heeft op de relevantie van bepaalde financiële informatie die in de afweging moet worden betrok­ken en welke informatie de besluitvormer juist op het verkeerde been kan zetten.

De nettokasstroom

Wat is het financiële effect van een beslissing? Het antwoord is al in de 19e eeuw gegeven: een verandering van de ingaande of uitgaande kasstroom. De nettokasstroom is het ver­schil tussen de geldontvangsten en de gelduitgaven die het gevolg zijn van de beslissing. Alle andere kosten, die er wel zijn in een organisatie, maar niet worden beïnvloed door de beslissing, spelen geen rol. Dit zijn ‘sunk costs’. De gelduitgaven die wel veranderen als gevolg van een beslissing, zijn ‘out-of-pocket costs’.

De nettokasstroom, die ontstaat als gevolg van de operationele beslissing, wordt tegenwoordig ook aangeduid met de term ‘bottom-line impact’(BLI). De BLI is de verandering van de nettokasstroom als gevolg van een beslissing. De bedenker van het begrip BLI, de Amerikaan Yu-Lee, heeft ook een andere definitie van kosten dan de gebruikelijke definitie. Zo stelt hij: ‘Costs measure the actual flow of money from a company over a period resulting from being in business and operating the business. There must be a bottom-line impact for something to be considered as cost’.

Ofwel: als de nettokasstroom niet wordt beïnvloed, is er geen sprake van kosten. In plaats van de boekhoudkundige indeling in vaste en variabele kosten, is een meer ‘managerial’ indeling in ‘sunk costs’ en ‘out-of-pocket costs’ nuttiger. ‘Out-of-pocket costs’ zijn daar­bij de ‘echte’ kosten: de kasstroomgevolgen van een beslissing. Verandert de kasstroom niet, dan is er sprake van ‘sunk costs’ (kosten die voortvloeien uit in het verleden geno­men beslissingen) en voor Yu-Lee zijn dat eigenlijk geen kosten.

Drs. Gijs A. Hiltermann geeft al meer dan twintig jaar onderwijs in finance & accounting. Daarnaast heeft hij meerdere publicaties op zijn naam staan.