Controller & Corona

Door: Joop de Vries

De coronacrisis houdt grote sectoren van het bedrijfsleven in een verlammende houtgreep. Een greep die de economie in al haar voegen doet kraken. De inmiddels afgeroepen noodmaatregelen van de overheid zijn van een ongekende omvang en diversiteit. Zij moeten faillissementen, massaontslagen en ernstige inkomensterugval voorkomen of op z’n minst uitstellen. In de bedrijven zijn controllers genoodzaakt met andere ogen naar de financiële ontwikkelingen binnen hun bedrijf te kijken. Binnenkomende kasstromen drogen in snel tempo op. Buffers en nieuwe kredietfaciliteiten worden aangewend om te overleven maar die noodgrepen hebben een beperkte houdbaarheid. Een financieel instrument dat in deze economische malaise – hoewel geen oplossing – enig houvast kan bieden, is de cash flow forecast (CFF), een fijnmazig en gesegmenteerd kasstroomoverzicht.

De Cash Flow Forecast (CFF)

Normaal gesproken is de CFF een schakel in het planningsproces van een bedrijf dat start met fysieke planningen: een afzetplanning (1) en de daaruit afgeleide  inkoop – (2), investerings – (3) en personeelsplanning (4). Deze vier fysieke planningen vormen grofweg de basis voor twee financiële planningen, namelijk de geprognosticeerde exploitatierekening (de Profit & Loss Forecast) en de liquiditeitsplanning.

OPEX

Beide planningen vormen de basis voor de cash flow forecast. Deze CFF bestaat uit vijf basisonderdelen: sales, OPEX, CAPEX, TAXEX en FINEX. Van sales (de te verwachten omzet) worden allereerst de zogenaamde operational expenditures (OPEX), zeg naar de lopende, operationele uitgaven, in mindering gebracht. Door het geheel of gedeeltelijke wegvallen van sales is er na aftrek van die operationele uitgaven sprake van ernstige liquiditeitstekorten. De kostenuitgaven zijn te verdelen in variabele en vaste uitgaven. Met name die laatste categorie hangt als een molensteen om de nek van veel bedrijven.

We moeten hierbij denken aan kostencategorieën zoals vaste loonkosten, huurafdrachten, leasetermijnen, energiekosten, rentelasten en verzekeringspremies. Kosten die betaald moeten worden ongeacht de omzet. Door de loonsubsidies, die kunnen oplopen tot 90%, kan de last van die uitgaven behoorlijk gereduceerd worden. De overige uitgaven zijn moeilijker te lenigen. Overleg met verhuurders, lessors, energiebedrijven, banken (zie FINEX) en verzekeringsmaatschappijen  is daarbij voor controllers een uitgelezen kans om hun communicatieve en onderhandelingsvaardigheden in te zetten om acute betalingsdruk te verminderen of over een langere periode uit te smeren.

Tegelijkertijd moet getracht worden nieuwe liquiditeitsbronnen aan te boren. En die zijn er, gezien het grootschalige noodpakket van de overheid, zie verder FINEX.

TAXEX  

Vast onderdeel in de CFF zijn de TAXEXpenditures. Juist in deze crisis verdient  het aanbeveling de in- en outflows van  belastingen, heffingen en subsidies in een aparte rubriek onder te brengen. Zo zouden de eerder genoemde loonkosten voor 100% opgenomen moeten worden in de OPEX en de ontvangen loonsubsidie worden verwerkt in de TAXEX. Door doelmatig gebruik te maken van fiscale noodmaatregelen kan de TAXEX – zeker voor de kortere termijn – dienen als een positieve kasstroom die de harde klappen van de OPEX enigszins kunnen verzachten.

CAPEX 

Het volgende onderdeel van de CFF is het overzicht van de CAPEXpenditures. Een overzicht dat de in- en outflows van desinvesteringen en investeringen registreert. Door het stilleggen van een belangrijk deel van economie ligt het voor de hand dat veel bedrijven geen negatieve kasstromen genereren als gevolg van de aanschaf van nieuwe kapitaalgoederen. Die aanschaf berust namelijk op rooskleurige, economische toekomstscenario’s die voorlopig niet in zicht zijn.  De CAPEX zal dus in deze ernstige recessie geen al te zware last zijn. Wellicht kunnen desinvesteringen zorgdragen voor het binnenkomen van nog wat extra liquiditeit.

Inmiddels zijn we aangekomen bij de free cash flow (de vrije kasstroom) die ondanks alle goede bedoelingen en maatregelen van overheden een negatief saldo zal vertonen.  De FINEXpenditures zullen dan enige soelaas moeten bieden.

FINEX

De financieringskasstoom bestaat uit twee onderdelen. Allereerst de cash flow tot debt. Kortweg het kasstroomoverzicht dat de in- en uitgaande kasstromen met de vreemd vermogensverschaffers weergeeft. Daarnaast is er nog de cash flow to equity. Deze kasstomen betreffen betalingen over en weer tussen de rechtspersoon (de onderneming) en haar aandeelhouders. In dat laatste geval kunnen aandeelhouders besluiten om het dividend dit jaar te laten passeren. Wat overigens vrij normaal is en van oudsher in de genen van het echte aandeelhouderschap zit ingebakken.  Hoewel de top van banken en grote bedrijven het doet voorkomen alsof zij met hun oproep aan de aandeelhouders (hun reactie moeten we nog maar afwachten) een genereuze daad verrichten. Als gevolg van het passeren van dividenduitkeringen ontstaat er ten aanzien van de cash flow to equity in ieder geval geen negatieve kasstroom. Ook kunnen nog niet-volgestorte aandelen aangesproken worden.

Dan hebben we nog de cash flow to debt. Het zou billijk zijn als banken hun debetrente structureel verlagen of hun aflossingsregiem verzachten. Als controllers in goed overleg met hun huisbank erin slagen daarnaast de uitgaande kasstromen goed te spreiden, kan met gebruikmaking van noodkredieten of overgangskredieten ook die kasstroom in toom worden gehouden, waardoor de overlevingskansen van vele in nood verkerende bedrijven vergroot worden.

Rolling Forecast Cash Flow Statement (RCFFS)

De cash flow forecast is gebaat bij een frequente aanpassing zodat er sprake is van een voortschrijdende kasstroombegroting die inzicht geeft in de forecast van de diverse cash flows. We spreken in dat geval van een Rolling Forecast Cash Flow Statement (RCFFS).

Wanneer het model zoals hierboven is weergegeven in wekelijkse perioden en na bijvoorbeeld een kwartaal op maandelijkse basis consciëntieus wordt bijgehouden, is er inzicht in en controle over  toekomstige tekorten en overschotten aan liquide middelen op diverse tijdstippen en over corresponderende tijdvakken. De controller kan daarbij een cruciale rol spelen. Hij kan weliswaar geen liquiditeiten uit zijn broekzak toveren maar hij kan wel met zijn gedetailleerde forecast sneller en doeltreffender anticiperen op de gevolgen van de crisis op de financiële bedrijfsvoering van zijn werkgever. Hij is er immers voor opgeleid.


Joop de Vries is als docent en scriptiebegeleider verbonden aan de financiële opleidingen van NIVE Opleidingen, waaronder de controllersopleidingen.