Na de kaasschaaf: benader kostenbeheersing vanuit de lange termijn en bouw een kostenmodel

Veel directies en controllers zijn, zeker in tijden van crisis, vooral druk met op korte termijn gerichte maatregelen. Maar wat zijn gevolgen van kostenbeheersing op de iets langere termijn en hoe kun je kostenbeheersing duurzaam inrichten?

Door: Koen Perik

Na het hanteren van de kaasschaaf tijdens Covid-19 is het voor veel organisaties noodzakelijk om naar de toekomst te kijken. Want hoe kom je tot duurzame kostenbeheersing als je de kwaliteit van dienstverlening op peil wilt houden? En je klanten goed wilt blijven bedienen? Dat vereist inzicht in kosten en winstgevendheid in alle lagen van de organisatie, meer dan alleen bij de top en financiële functionarissen. Bovendien gaat nog snellere informatie uit jaarverslagen of van de externe accountant gaat niet helpen deze slag te maken. Management & cost accounting moet hierbij centraal staan, veel meer dan financial accounting.

Kostenbeheersing: aan welke knoppen kun je draaien?

Het probleem is dat organisaties en individuele managers vaak niet weten aan welke knoppen ze moeten draaien om slim en efficiënt te werken. De oorzaak van deze problemen is dat veel sectoren niet altijd op kosten hoefden te letten, waarbij interne stuurinformatie beperkt bleef tot informatie op het niveau van grootboek en afdelingen. Op korte termijn kun je dan tijdelijke contracten stoppen of de bekende waterkoeler er uit doen. Maar hoe bouw je kosten af met behoud van kwaliteit? Of hoe verhoog je je prijzen zonder je klanten weg te jagen?

Figuur 1. Bedrijfseconomische knoppen waar je aan kunt draaien

In een ‘kostenbeheersingsproject 2.0’ kan heel goed gewerkt worden met een model als in figuur 1. Het biedt een kapstok van methoden om mét behoud van kwaliteit tot lagere kosten te komen. Het werken met zo’n op duurzame kostenreductie gericht model als in figuur 1 vereist samenwerking tussen lijn en finance. Daarvoor hoef je echt geen externe consultant in te huren. Maar finance moet dan de verantwoordelijkheid nemen om structuur aan te brengen. En management-accounting instrumentarium in zijn of haar toolbox hebben. De lijn is bij een kostenreductieproject in de lead, finance coördineert en brengt structuur.

Van kosten per afdeling naar kosten per proces

Kostenbeheersing kan omschreven worden als het nemen van corrigerende maatregelen om de doelmatigheid en de interne organisatie van een onderneming te verbeteren. Het gaat dan om meer dan de kaasschaaf of de botte bijl: het gaat juist om het bereiken van kostenreductie mét behoud van kwaliteit en tevreden klanten, op middellange en langere termijn. Kostenbeheersing 3.0 betekent dat je stuurinformatie altijd voorhanden hebt en niet in panieksituaties ‘stand alone analyses’ hoeft op te leveren. Nog los van de foutkans, is de kans aanwezig dat een specifieke kostenbesparing in bij wijze van spreken deel 1 van een proces ook deel 5 van het proces schaadt.

Figuur 2. Drie fasen van kostenbeheersing

Aanvullend op de genoemde ‘knoppen’ is de vraag waarom je dergelijke stuurinformatie niet eenvoudig uit je maandrapportage kunt halen. Waarom is er eigenlijk een projectaanpak nodig? Dat komt omdat bedrijven feitelijk vaak niet sturen op processen. Dat vereist inzicht in de kosten van processen, minder van die van afdelingen. Voor duurzame kostenbeheersing ligt processturing en daarmee activity based costing voor de hand. Dan gebruik je activiteiten en processen om veranderingen financieel door te rekenen.

Blijvende kostenreductie

Sommige organisaties staan nog aan het begin van duurzame kostenbeheersing. Bij veel private en publieke bedrijven is de botte bijl al wel gehanteerd, maar is de vraag toch vooral hoe duurzame kostenreductie kan worden gerealiseerd. Dat vereist in een kostenbeheersingsproject 2.0 het werken met de knoppen in figuur 1. Voor duurzame kostenbeheersing is procesdenken essentieel, waar het toepassen van activity based costing voor de hand ligt. Dan zit je in kostenbeheersing op het gewenste niveau en heeft het management altijd de juiste informatie voorhanden.