Voorkomen is beter dan genezen
Door: Theo Quaijtaal MA HRM RFA
De recente verbijstering rond en vanuit het kantoor van landsadvocaat Pels Rijcken of de reuring rond de Toeslagenaffaire laten zien dat de impact van (vermeende) fraude en de omgang daarmee nog altijd een actueel – en verontrustend – fenomeen is. Niet in de laatste plaats waar het de tijdige (en terechte) onderkenning ervan betreft.
In de afgelopen twee jaar heb ik met collega Jurjen Bouwens diverse dagcursussen Fraude en Fraudebeheersing verzorgd voor Accountants In Business (AIB). Binnen de Nederlandse Beroepsvereniging van Accountants (NBA) is het een verplicht onderdeel van de permanente educatie (PE) punten. Deze registeraccountants werken vaak als controller, financieel directeur in een bedrijf of publieke organisatie.
Het doel van deze cursus is het vergroten van de bewustwording van de AIB. Daarbij gaat het om wat er verwacht wordt van de accountant bij het signaleren van frauderisico’s in het maatschappelijke verkeer en daarmee ook wat als fraude wordt gezien (het begrip ‘fraude’ als zodanig). Afgeleide doelen zijn: het vergroten van de vaardigheden in het onderkennen van frauderisicofactoren, het herkennen van ethische dilemma’s in het werkveld als ook fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving. Eerlijk is eerlijk, deze dagcursus is een proeverijtje van fraudebegrippen zoals fraudebeheersing, fraude identificatie, fraudedetectie, fraudepreventie en frauderisico’s.
Ethische dilemma’s in het werkveld
In dit artikel ga ik in op het onderwerp fraudepreventie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan personeelsbeleid, het screenen van medewerkers en procedures, zoals een goed ingericht procuratiesysteem. Preventie gaat ook over (gedrags-)training & communicatie. Ik zoom specifiek in op de ethische dilemma’s in het werkveld. In de afgelopen twee jaar heb ik krantenkoppen uit Het Financiële Dagblad verzameld die betrekking hadden op fraude. Het resulteerde in een verontrustend grote oogst. Mijn belangrijkste vraag aan de deelnemers: wil je als financieel geweten met titel, gedragscode en plichten – en naar ik hoop ook waarden en normen – met zo’n kop in de krant komen? Het zou een retorische vraag moeten zijn. En toch gaat het kennelijk nogal eens mis, zelfs op een gerenommeerd advocatenkantoor.
Het financieel geweten van de organisatie
In 2013 heb ik, samen met BU Nyenrode en NIVE Opleidingen onderzoek gedaan naar de ethiek van de controller. De belangrijkste conclusie uit het onderzoek was dat financials in het algemeen een positief beeld hebben van de integriteit in hun werk, maar dat er toch wel een paar verbeteringen mogelijk zijn, met name in de actieve rol die controllers op integriteitsgebied kunnen vervullen. De woorden zijn voorlopig mooier dan de daden. Controllers zien bijvoorbeeld in de organisatie om hen heen wel het nodige misgaan op integriteitsgebied. Dat is logisch: integriteitsinbreuken hebben vaak met geld te maken en controllers hebben daar kijk op. Echter, niet altijd wordt er ook wat gedaan met deze informatie. We weten uit ervaring dat controllers het soms moeilijk hebben in hun rol als ‘financieel geweten van de organisatie’: mensen in de organisatie aanspreken op hun financiële integriteit, je eigen verantwoordelijk als controller precies bepalen, de rug recht houden en ‘ morele moed’ tonen. Om het scherp te zeggen: controllers in Nederland zijn een integer volkje, maar ze zouden soms wat moediger mogen zijn in het aanspreken en corrigeren van anderen. Ofwel: de controller mag zelf ook aan de slag met preventie.
Soft skills om integriteit te bevorderen
Nu is preventie een lastig te verkopen concept. Kijk naar de zorg waar al jaren ingezet wordt op preventie: bij het roken, ons eetgedrag, alcoholconsumptie. Of banken die ons waarschuwen om niet zomaar te klikken op e-mails. Kijk ook hoe ons kabinet worstelt met het ‘verkopen’ van preventie om een verdere corona-uitbraak te voorkomen. Het onderliggende mantra ‘Als… dan….’ zet echter weinig zoden aan de dijk: we willen er niet aan. Ons gedrag is nu eenmaal moeilijk te sturen.
En toch moeten we doorgaan, ook met fraudepreventie. Financials die integriteit willen bevorderen in plaats van fraude voorkomen zullen andere vaardigheden moeten ontwikkelen dan alleen harde financiële competenties. Een actieve verdieping in de wat zachtere vakken, zoals filosofie en psychologie, die hiermee samenhangen is aan te raden en zeker ook een verdieping van de eigen rol. Hoe staat het met jouw zelfreflectie, morele sensibiliteit, moed, autonoom denken en wereldoriëntatie? Kloppen je kernwaarden nog met die van de organisatie? Ben jij eigenaar van jouw eigen financiële proces? Zaken om over na te denken om te komen tot minder krantenkoppen.
Ik wil je alvast een actueel ethisch dilemma voorleggen.
Het dilemma
Vanwege de coronacrisis heb ik als financial NOW aangevraagd. De NOW is gebaseerd op omzetverlies en salariskosten. Het voorschot heb ik zeer snel ontvangen. Nu blijkt dat ik volgens de regels een deel van deze steun moet terugbetalen. Echter, bij directe terugbetaling en zelfs bij een betalingsregeling kom ik in liquiditeitsproblemen. De bank is niet verder bereid te financieren. Grote kans dat we er als bedrijf met 100 collega’s onderuit gaan. Omdat ik een organisatie ben met projecten kan ik spelen met mijn onderhanden werk en dus met het bepalen van mijn omzet.
Wat doe ik als financieel verantwoordelijke voor mijn bedrijf? En wat zijn daarbij mijn overwegingen?
Wil je reageren?
Reageer dan via de reacties op dit LinkedIn bericht.
Wil je meer weten over fraudepreventie? Tijdens de cursus Fraude en integriteit ga je concreet aan het werk met de harde en zachte aspecten van fraude en ethische dilemma’s. Download de brochure voor meer informatie.
Foto door Claudio Schwarz | @purzlbaum