“Transformeren en innoveren bij KPN Finance. Over het zoeken naar de balans”

Onze programmamanager Dieke Roest ging in gesprek met Bart Meussen, Head of FP&A en Finance Transformation Leader bij KPN. Hoe kijkt hij aan tegen nieuwe vormen van leiderschap, hoe blijft hij in balans en zorgt hij ervoor dat talenten worden ontwikkeld?

Samenwerken, leiderschap en ontwikkeling

Met de opkomst van de ‘digital finance’-organisatie worden er andere eisen gesteld aan financials. Het alleen hebben van financiële kennis is niet goed genoeg meer. Ervaring met procesverbetering en business intelligence (BI) – toegepast op finance – is cruciaal.

Daarmee ontstaat de behoefte aan ‘meerkleurige’ finance organisaties. Met het gevaar te veel te stereotyperen, zegt Meussen, zullen ‘blauwe’ financials samenwerken met ‘rode’ BI-specialisten en ‘groene’ veranderversnellers. Een samenwerking die vaak óók nog over de as van de generaties gaat. Maar als deze verschillende groepen goed samenwerken binnen de finance organisatie, kan er een duurzame transformatie ontstaan.

Een voorbeeld: “We introduceren nu dashboards met KPI’s, voor een deel ter vervanging van onze huidige management letters. Om zo’n verandering duurzaam geïmplementeerd te krijgen, kan je niet anders dan óók te kijken naar wat dat betekent voor het proces van de maandelijkse reviews en te kijken naar hoe collega’s die dashboards effectief weten in te zetten. Heel uitdagend, nog niet zo makkelijk.“

Een belangrijke rol voor het moderne leiderschap binnen finance is het stimuleren van deze samenwerking en verandering. Een veilige omgeving creëren, waarin fouten gemaakt mogen worden. Een omgeving waarin mensen elkaar openlijk feedback durven geven en door er voor te zorgen dat collega’s hun creatieve talenten ook toepassen op de werkvloer.

Werken aan de kwaliteit van het samenwerken, daar gelooft Meussen zeer in. Kennis en inhoud is één ding, het effectief samenwerken is net zo belangrijk. En het maakt het werken nog leuker ook. Dat zou je maar zo kunnen vergeten, als je van deadline naar deadline rent.

Het zoeken naar de balans

De telecommarkt in Nederland is zeer competitief, dus KPN moet zich snel kunnen aanpassen aan de veranderingen in die markt. De finance organisatie moet daar in mee gaan en wendbaar zijn. Veel naar buiten en naar de toekomst kijken. Met scenario’s werken. Met business kennis de kwaliteit van besluitvorming binnen het bedrijf verbeteren.

Om wendbaar te zijn, moet een finance organisatie echter ook stabiel zijn. Simpel opgezet, makkelijke processen, een eenvoudig IT landschap en eenduidige KPI definities. We maken bij KPN goede stappen in die richting, maar we zijn er nog niet, aldus Meussen.

De balans tussen wendbaarheid en stabiliteit is een onderwerp waarover wordt nagedacht bij KPN. In de reis naar een topclass finance organisatie valt er meer te balanceren. Denk aan het klassieke onderscheid tussen aandacht voor ‘fix the basics’ en aandacht voor innovatie. Meussen gelooft in de wederzijdse beïnvloeding van die twee. Hij geeft een voorbeeld: “Door nieuwe dashboards te gebruiken, vallen fouten in onze data veel eerder op. Die halen we er dan direct eruit”.

Hij maakt het onderwerp persoonlijker: “Om in balans te blijven is het voor mij belangrijk dat ik mijn energie in balans heb, zowel zakelijk als privé”. Het is een onderwerp waarover hij met passie vertelt. Hij zegt: “Energie gebruiken is makkelijk, maar als team of als individu je energielevel op pijl houden en bewaken, dat is niet altijd een eenvoudige opdracht. Dat geldt ook voor mijzelf.” Wat Bart zijn team en zichzelf meegeeft:

• Blijf naar buiten kijken. Gun jezelf de tijd om met mensen in gesprek te gaan of om evenementen te bezoeken. Laat jezelf inspireren. Plan hier bewust tijd voor in;
• Stap uit je comfortzone. Verruim je geest, doe eens iets wat je spannend, gek of eng vindt. Doe iets wat je niet snel zult vergeten;
• Leer te filteren en maak keuzes. Waar zet ik mijn energie op in en waar lever ik wat in? Praat erover met collega’s. Zoek een buddy of een coach en verbeter de manier waarop je je energie managet.

Durf te doen

Niet ‘veranderen om te veranderen’, probeer de sterktes van een organisatie vooral heel goed vast te houden. Daar begint het mee. Toch zullen er altijd mogelijkheden zijn om beter te worden. Om te leren. Bij KPN Finance mag er geëxperimenteerd worden. Gewoon dingen doen, kijken hoe ze uitpakken. Een projectvoortgangsmeeting die staand aan een ‘wall’ wordt gedaan, een bila die al wandelend wordt gehouden, een ‘rapid prototyping day’ waarin er een eerste nieuwe rapportage format wordt gemaakt en afgestemd. Een ‘check in’ met smileys. “Werkt het niet, dan stoppen we er weer mee”, zegt Meussen.

Een verandering kleiner laten lijken dan hij is? Zoek de uitersten op, zoek naar iets wat nu nog onmogelijk lijkt maar in de verre toekomst relevant wordt. Zo zoekt KPN Finance de samenwerking met diverse startups op het onderwerp van blockchain. Niet direct relevant voor de dag van morgen, maar wel in de toekomst. Door medewerkers kennis te laten maken met de uitersten, met onderwerpen die nu onmogelijk lijken, is het eenvoudiger om kleine innovaties en veranderingen door te voeren. Die verandering die eerst zo groot leek, is dat dan niet meer, zij kunnen veranderingen in perspectief plaatsen.

Meussen besluit: “Jezelf ontwikkelen; als een organisatie, een team of als individu vraagt om het herkennen van je patronen. Om het vasthouden van die patronen die je helpen, het loslaten van de anderen. Dat durven loslaten, dat vraagt om lef en persoonlijke kracht”.