Gaan we datagedreven werken, of proberen we bij een volgende crisis weer de gaten dicht te lopen?
De coronacrisis heeft weer aangetoond dat niemand de toekomst kan voorspellen. Wat pijnlijk zichtbaar werd, was welke instellingen snel inspeelden op de nieuwe situatie en waar dit chaotisch verliep. Hiërarchische, bureaucratische besluitvorming werkt niet als de omstandigheden ingrijpend veranderen. Mooi voorbeeld is een medische instelling die de afspraken moest verzetten naar aanleiding van de lockdown. Op één van de vestigingen staken de receptionisten en assistenten de koppen bij elkaar. De telefonische consulten werden geclusterd in de ochtend en er werden richttijden doorgegeven waarop de artsen contact op zouden nemen. Na één beldag hadden ze alle afspraken opnieuw gepland. Een week later kwam de werkgroep ‘optimaliseren polies’ met centrale richtlijnen voor het verzetten van de afspraken.
Slagvaardig optreden
Snel handelen is niet een kwestie van doen wat er bij je opkomt. De eerste lijn moet in staat worden gesteld slagvaardig op te treden. Zij moet beschikken over de vereiste informatie, richtlijnen en middelen. Zo is er iemand die nadenkt over de samenhang in de keten en ervoor zorgt dat de werkvloer zich daarover geen zorgen hoeft te maken. In hoeverre de controller deze rol op kan pakken is de vraag. Door de coronacrisis moest hij aan de slag met het ontwikkelen van scenario’s en het verzamelen en verrijken van gegevens in spreadsheets. Hun informatiesysteem verschafte niet meer de informatie die zij nodig hadden.
Probleem of kans?
Je kunt het zien als een probleem, of het aangrijpen als een kans voor verandering. Het is helder dat veranderingen zich steeds vaker voordoen en dat we niet elke keer weer willen vertrouwen op spreadsheets. Door ons datagedreven te organiseren zijn we snel in staat in te spelen op nieuwe situaties.
De vraag is dus: gaan we datagedreven werken, of proberen we bij de volgende crisis weer de gaten dicht te lopen?
Geschreven door Fred Conijn, managing consultant DynamicControl.nl, auteur van het boek ‘aan de slag met Dynamic Control’ en docent bij NIVE Opleidingen.
——————–
Meer leren over datagedreven werken?