Trends en ontwikkelingen in planning & control
Door: Fred Conijn
De ontwikkeling van scorekeeper tot business partner stond centraal in de jaren 90. Finance en Control moest efficiënter werken waardoor ze steeds meer toegevoegde waarde konden leveren en een ‘trusted business advisor’ werden. Zoals zo vaak gebeurt met nieuwe ontwikkelingen zijn we doorgeschoten. Schandalen en Fraudes aan het begin van deze eeuw resulteerden in hernieuwde aandacht voor beheersing. Met de invoering van SoX, Coso en Tabaksblatt werden stappen gezet. De controller zocht naar een goede balans tussen ‘in control & in business’, en tussen ‘de lange & de korte termijn’. Daarmee gaf hij invulling aan rollen zoals beheerser en bouwer van de business en resultaatsvoorspeller en resultaatsverbeteraar. Dit was niet voldoende, het moest ook efficiënter. Met lean, shared service centers en outsouring werd de strijd met verspilling aangegaan. De afgelopen jaren kwam daar aandacht voor wendbaarheid bij. ‘Agile’ was hot. Momenteel zijn 2 trends dominant.
Prescriptive analytics
Allereerst is predictive analytics een interessante trend. Digitalisering, big data, block chain en robotisering beïnvloeden de werkwijze van veel organisaties. Steeds meer data komt beschikbaar en moet goed worden gemanaged. Data wordt wel het nieuwe goud genoemd. Datagedreven werken en aandacht voor data analytics is dus logisch. Dat is niet nieuw. Met descriptive analytics wordt er immers informatie verstrekt over wat er is gebeurd in het verleden. Iets wat wij al heel lang doen. Door het analyseren van de ‘oorzaak gevolg relaties’ kan vervolgens worden aangetoond waarom iets is gebeurd. Dit wordt wel diagnostic analytics genoemd. Deze kennis kan worden gebruikt om voorspellingen te doen over de toekomst: de zogenoemde predictive analytics. Uiteindelijk kan op basis van praktijkervaringen, gevalideerde aannames, steeds verbeterde voorspellingen en geavanceerdere technieken het volgend kennisniveau worden bereikt: prescriptive analytics. Met prescriptive analyticis wordt direct invloed uitgeoefend op operationele activiteiten.
De weg naar prescriptive analyticsPrescriptive analytics is trouwens niet nieuw. In de vorige eeuw paste de eigenaar van Music House het al toe. Hij had zelf een programma ontwikkeld waarmee hij voorspellingen deed over de CD’s die verschillende vestigingen zouden gaan verkopen. Hij maakte daarbij gebruik van gegevens over de verkopen van de verschillende artiesten, per regio, per klantensegment, per regio. De franchise eigenaren van de verschillende vestigingen mochten zelf bepalen wat ze met deze voorspellingen deden. Bestelden ze wat werd voorspeld, of weken ze daarvan af, op basis van hun eigen inschattingen. Zodra zij ontdekten dat de voorspellingen beter waren dan hun eigen inschattingen, was er sprake van prescriptive analytics. Het beïnvloedde hun gedrag. Ze bestelden namelijk wat er was voorspeld. Dit helpt om slagvaardig te kunnen acteren.
Dynamische sturing
De tweede trend die ik zie is dynamische sturing. Na de kredietcrisis in 2008 duurde het gemiddeld nog 18 maanden voordat bedrijven acteerden. Gelukkig snapt iedereen dat dat niet meer van deze tijd is. Verschillen in slagvaardigheid tussen organisaties werden pijnlijk zichtbaar tijdens de coronacrisis. Sommige organisaties pakten de draad heel snel op en wisten zelfs kansen te grijpen. Bij anderen werd het een chaos. Hiermee werd het belang van dynamische sturing aangetoond. Als op transactie niveau alle relevante gegevens en karakteristieken worden vastgelegd, kan je met de dimensies gaan ‘slicen en dicen’, al naar gelang de informatiebehoefte die er op dat moment is.
Slagvaardig acteren is geen kwestie van snel doen wat er bij je opkomt. Het vereist empowerment van medewerkers op de werkvloer. Zij moeten beschikken over de juiste spelregels, informatie, middelen en mandaat. Hier is van te voren over nagedacht en een onderdeel gemaakt van de reguliere bedrijfsvoering, de besturing en de informatievoorziening. Door te exploreren wordt ervaren wat werkt en wat niet. Nieuwe ervaringen worden onderdeel van ‘onze werkwijze’. Hierdoor blijft de organisatie leren en ontwikkelt zich flexibel. De controller vervult een cruciale rol bij het dynamiseren van de besturing. Dit blijkt uit de rollen die de controller vervult.
De rollen van de controller
Wil je meer leren over datagedreven organiseren?
- Data Driven Finance
- De opleiding Data driven finance omvat 10 lesdagen (van 10.00 – 17.00 uur) verspreid over 6 maanden. In deze opleiding leer je hoe je data kunt inzetten voor waardecreatie en hoe je met betrouwbare en relevante data bijdraagt aan een datagedreven besliscultuur. Na het volgen van de opleiding heb jij nieuwe data-skills ontwikkeld en ben jij als financial berekend op de toekomst.
- IT for financials: Geef sturing aan de digitale transformatie
- De opleiding omvat 16 lesdagen (van 10.00 – 17.00 uur) verspreid over een jaar. Na het volgen van deze opleiding ben je in staat om technologische ontwikkelingen te vertalen naar je eigen organisatie, verandertrajecten te managen en proactief deel te nemen aan IT-projecten. Zo kun je tijdig invloed uitoefenen op de keuzes in de digitale transformatie.
Fred Conijn RA is Managing Consultant DynamicControl.NL als expert op het gebied van besturingsvraagstukken. Zijn ervaringen zijn onder andere vastgelegd in het boek ‘Aan de slag met dynamic control’ en ‘Dynamische sturing in turbulente tijden: data drijfveren en gedrag‘. Fred is als docent verbonden aan de opleiding Data driven finance.